Tài sản văn phòng thường dễ bị nhầm lẫn với tài sản cố định của công ty. Tuy nhiên, trên thực tế tài sản cố định có phạm vi rộng và có giá trị cao hơn so với tài sản văn phòng.
Tài sản văn phòng bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau, như:
- Thiết bị máy móc phục vụ văn phòng: Máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy lạnh,…
- Đồ nội thất văn phòng: Bàn ghế, tủ sắt, tủ hồ sơ, kệ sách,…
- Văn phòng phẩm
- Trang thiết bị điện tử: Điện thoại cơ quan, thiết bị mạng, camera giám sát, hệ thống wifi, loa,…
- …
Cách quản lý tài sản văn phòng hiệu quả nhất là sử dụng phần mềm quản lý tài sản thông qua mã QR Code. Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung các tài sản của công ty trong một hệ thống. Doanh nghiệp chỉ cần quét mã QR Code là có thể biết được vị trí của tài sản, đơn vị quản lý, thông số kỹ thuật…
Tại sao nên sử dụng phần mềm tích hợp mã QR để quản lý tài sản văn phòng?
Quản lý tài sản bằng mã QR có thể đem lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ này sẽ tự động hóa các quy trình quản lý truyền thống. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật khi sử dụng mã QR code để quản lý tài sản:
- Tiết kiệm thời gian kiểm kê, theo dõi tài sản chỉ với việc quét mã QR thay vì phải ghi chép thủ công.
- Nâng cao độ chính xác trong quá trình theo dõi, kiểm kê tài sản khi mọi thông tin được lưu trữ, cập nhật trong phần mềm.
- Nâng cao độ chính xác trong hoạt động kiểm kê vì mọi thông tin đều được lưu trữ, cập nhật trong phần mềm. Các phương pháp quản lý tài sản và kiểm kê truyền thống thường được thực hiện bằng tay, khả năng sai sót là điều không thể tránh khỏi.
- Mỗi tài sản đều được gắn mã QR và được quản lý tập trung thông qua hệ thống. Điều này cho phép doanh nghiệp dễ dàng xác định vị trí, theo dõi, cập nhật số lượng và tình trạng của tài sản theo thời gian thực.
Cách quản lý tài sản văn phòng thông qua mã QR Code
- Mỗi tài sản văn phòng đều được gán một mã QR. Thông tin của từng tài sản sau khi được mã hóa sẽ được lưu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu.
- Khi tiến hành kiểm kê, nhân viên chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh để quét mã QR trên tài sản là có thể thu thập được thông tin của tài sản đó.
- Khi có nhu cầu thanh lý hoặc bổ sung tài sản, nhân viên chỉ cần tra cứu mã QR để thực hiện hạch toán, thêm mã mới cho tài sản mới nhập kho hoặc khóa mã cho tài sản đã thanh lý.
Một trong những tính năng hữu ích của phần mềm quản lý tài sản là khả năng thu thập, tổng hợp dữ liệu từ các mã QR Code được quét. Hỗ trợ người quản lý phân tích và thống kê tài sản theo quy trình quản lý của đơn vị.
Bên cạnh đó, phần mềm cho phép xuất dữ liệu ra các định dạng phổ biến như CSV, Excel. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ, khai thác và quản trị thông tin tài sản một cách toàn diện, tiện lợi hơn.
BlueData – Đơn vị cung cấp giải pháp quản lý tài sản bằng mã QR Code uy tín
BlueData là đơn vị chuyên tư vấn và triển khai giải pháp quản lý tài sản bằng mã QR code. Với nhiều năm kinh nghiệm, BlueData cam kết:
- Hệ thống tự phát triển không qua bên thứ 3
- Cấu hình chức năng theo yêu cầu
- Tuân thủ chính sách bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt, bảo vệ thông tin doanh nghiệp
- Hỗ trợ 24/7
Kết luận
Việc quản lý tài sản văn phòng một cách chặt chẽ và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tài sản. Phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh để xử lý, đồng thời bảo toàn tài sản, tránh lãng phí. Hy vọng với bài viết này, BlueData đã giúp bạn có những thông tin hữu ích trong cách quản lý tài sản văn phòng.
