Phần mềm quản lý bảo hành là một giải pháp thông minh giúp các Doanh nghiệp tối ưu và tự động hóa quy trình bảo hành của mình.
Tuy nhiên, với mỗi đặc thù riêng của mỗi doanh nghiệp mà trong quá trình triển khai cũng có những bất cập nhất định.
Trong bài viết này, BlueData sẽ chia sẻ góc nhìn của mình về các khía cạnh:
- Các vấn đề thường gặp trong quá trình triển khai phần mềm.
- Các lưu ý để tối ưu hiệu quả và chi phí.
- Tiêu chí để lựa chọn một phần mềm Quản lý bảo hành phù hợp với doanh nghiệp.
Những bất cập trong quá trình triển khai phần mềm quản lý bảo hành
Trong quá trình triển khai, BlueData nhận thấy có một số bất cập ở các doanh nghiệp khi triển khai phần mềm quản lý bảo hành.
Tỷ lệ khách hàng kích hoạt bảo hành thấp
Tỷ lệ khách hàng kích hoạt bảo hành còn thấp xuất phát từ một số nguyên nhân:
- Người tiêu dùng đã có thói quen mua sản phẩm về sử dụng liền và không đọc HDSD hay các chính sách đi kèm.
- Doanh nghiệp không thực hiện chiến dịch truyền thông tới khách hàng, đại lý hoặc truyền thông ở mức cơ bản.
Vấn đề này thường gặp nhất ở các sản phẩm có giá trị thấp và mức độ sử dụng thường xuyên. Điều này tạo ra tâm lý quen thuộc và cảm thấy việc kích hoạt bảo hành là điều không đáng lưu tâm.
Để khắc phục vấn đề trên, BlueData và một số Doanh nghiệp đã triển khai một số giải pháp để hạn chế tình trạng trên:
- Nhân viên tại cửa hàng kích hoạt bảo hành cho người mua hàng.
- Triển khai chương trình cho các đại lý kích hoạt bảo hành cho người mua hàng.
- Triển khai chương trình kích hoạt bảo hành thành công và nhận thưởng cho nhân viên hoặc người tiêu dùng.
Tuy nhiên tùy thuộc và từng đặc điểm của sản phẩm mà nguyên nhân và các giải pháp cũng khác nhau. BlueData luôn đồng hành cùng Doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phần mềm kể các trước và sau khi ký hợp đồng để đồng để kịp thời xử lý các tình huống phát sinh đảm bảo quá trình vận hành không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.
Tính riêng biệt của doanh nghiệp
Vấn đề thường gặp thứ hai là mỗi doanh nghiệp có một quy trình vận hành khác nhau từ hệ thống phân phối, quy ước mã Serial, Phân cấp quản lý,…do đó trong quá trình sử dụng phần mềm cần thêm một chi tiết để tương thích hơn với Doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc bổ sung thêm hoặc thay đổi chức năng ở một mức tương đối phải đạt được sự hài hòa giữa quy trình vận hành riêng và quy trình vận hành của phần mềm.
Kết nối giữa các phòng ban liên quan
Một quy trình bảo hành từ khâu xuất kho sản phẩm đến khi tiếp nhận và xử lý yêu cầu bảo hành phải có sự tham gia của nhiều phòng ban và một phần mềm quản lý bảo hành cần đáp ứng yêu cầu và quy chuẩn của các bên để có sự vận hành đồng nhất và hạn chế trục trặc.
Một trường hợp hay gặp nhất là sự kết nối giữa Kế toán và Bộ phận bảo hành. Tất các linh kiện được xuất kho đều phải ghi nhận một cách chính xác cả về số lượng và giá để đáp ứng các quy chuẩn trong nghiệp vụ Kế toán.
Phần mềm Quản lý bảo hành của BlueData là phần mềm tự phát triển và không qua bên thứ ba, do đó chúng tôi hoàn toàn chủ động trong việc thêm Module chức năng theo nhu cầu hợp lý của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể Trải nghiệm các chức năng của phần mềm Miễn phí Tại đây
Các tiêu chí để lựa chọn Phần mềm quản lý bảo hành phù hợp và hiệu quả?
Đánh giá nhu cầu thực thế của doanh nghiệp
Đây là tiêu chí đầu tiên cần được lưu tâm đến. Chúng tôi cũng nhận thấy một số Doanh nghiệp có ý định triển khai giải pháp bảo hành điện tử cho sản phẩm của mình nhưng chi tiết kế hoạch triển khai lại chưa xác định rõ, vì xuất phát từ các tác động chủ quan:
- Nhận thấy nhiều điểm bất cập trong quy trình bảo hành truyền thống
- Nhận thấy đối thủ đang triển khai phương thức này
- Chuẩn hóa quy trình bảo hành
- Thêm phương thức xác thực hàng chính hãng của doanh nghiệp
Bởi những tác động này, một số doanh nghiệp chưa nắm rõ Doanh nghiệp cần phần mềm như thế nào.
Một số Doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo hành nhưng muốn quản lý thêm phần sản xuất t
Các chức năng của phần mềm
Trên thị trường có nhiều bên cung cấp phần mềm Quản lý bảo hành nhưng cùng là phần mềm nhưng điểm cốt lõi lại khác nhau muôn vàn.
Theo nhận định chủ quan từ BlueData, nhận thấy có nhiều dạng khác nhau như:
- Cung cấp phương thức để người tiêu dùng kích hoạt bảo hành Online.
- Các tính năng cơ bản để ghi nhận và lưu trữ dữ liệu bảo hành thay cho Giấy và Excel.
- Các tính năng để có thể quản lý quy trình bảo hành và tương thích với quy trình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.
Như đã đề cập ở tiêu chí đầu tiên, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà lựa chọn Phần mềm phù hợp với mong muốn và chi phí triển khai của doanh nghiệp để mang lại hiệu suất nhất.
Hiểu được điều đó, BlueData cũng linh hoạt và có nhiều phương án triển khai khác nhau từ: Hộ kinh doanh -> Doanh nghiệp thương mại -> Doanh nghiệp sản xuất hay OEM sản phẩm.
Với hơn 7 năm triển khai, chúng tôi đã đề xuất nhiều phương án triển khai cho đa dạng doanh nghiệp và sản phẩm.
Liên hệ với chúng tôi để làm rõ hơn nhu cầu của bạn. Liên hệ
Dịch vụ hỗ trợ
Trong quá trình triển khai thực tế thì có nhiều khó khăn phát sinh mà không thể dự đoán trước được.
Do đó, đội ngũ hỗ trợ thực sự quan trọng để có thể khắc phục khó khăn phát sinh một cách nhanh chóng nhất.
Mở rộng thêm các giải pháp
Quy trình bảo hành hay Dịch vụ bảo hành đều nằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.
Do đó, nếu tích hợp thêm các tính năng khác như:
- Chương trình Loyalty
- Quản lý sửa chữa bảo hành
- Quản lý bán hàng
- Quản lý bảo trì
- ……..
Giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp quy trình bảo hành vào chiến lược kinh doanh bổ trợ cho khía cạnh CSKH, Gia tăng thương hiệu và Tạo lòng tin với doanh nghiệp.
Quy trình Triển khai Phần mềm quản lý bảo hành
Quy trình triển khai bảo hành điện tử BlueData sẽ đi qua các giai đoạn:
- Khảo sát và Tiếp nhận nhu cầu: Hai bên trao đổi và làm việc với nhau để hiểu hơn về quy trình bảo hành của doanh nghiệp
- Tư vấn và xác định chức năng phần mềm: Phân tích các bên sử dụng phần mềm để xác định các chức năng.
- Nghiệm thu phần mềm và ký hợp đồng: Lên lịch Demo phần mềm theo như sự thống nhất trước đó cũng như các điều khoản thỏa thuận.
- Bàn giao phần mềm và hỗ trợ sử dụng: BlueData cam kết luôn hỗ trợ Doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
Kết luận
Phần mềm quản lý bảo hành đang dần thay thế thế phương thức quản lý bảo hành bằng Excel hoặc lưu trữ bằng giấy. Nhưng để triển khai một cách hiệu quả nhất, bản thân doanh nghiệp nên nghiên cứu và đề xuất một phương án chi tiết và tổng quát nhất có thể, để mang lại hiệu quả và tối ưu chi phí.
