Cả tem bảo hành điện tử với phiếu bảo hành đều có điểm chung là đảm bảo quyền lợi bảo hành cho khách hàng, giúp khách hàng xác định được thời hạn bảo hành của sản phẩm.
Tuy nhiên, tem bảo hành điện tử đang dần thay thế phiếu bảo hành bởi những ưu điểm vượt trội:
- Sử dụng công nghệ lưu trữ và quản lý thông tin hiện đại hơn.
- Cho phép truy xuất thông tin nhanh chóng, linh hoạt.
- Bền bỉ với tác động của môi trường, thời gian. Không bị phai mờ, rách như phiếu bảo hành.
- Hạn chế được tình trạng làm giả, gian lận bảo hành nhờ khả năng xác thực tốt hơn.
Tem bảo hành điện tử là gì?
Tem bảo hành điện tử là loại tem dán trên sản phẩm, cung cấp thời hạn bảo hành sản phẩm. Giúp doanh nghiệp quản lý quy trình dịch vụ bảo hành một cách minh bạch, hiệu quả.
Ngoài ra, tem còn đóng vai trò chống hàng giả. Vì từ tem bảo hành điện tử, khách hàng có thể truy xuất được các thông tin chi tiết liên quan đến sản phẩm.
Hiện nay, có 2 loại tem bảo hành điện tử phổ biến:
Sự khác biệt giữa tem bảo hành điện tử với phiếu bảo hành
| Điểm khác biệt | Tem bảo hành điện tử (TBHĐT) | Phiếu bảo hành (PBH) |
| Hình thức | Dán trực tiếp trên sản phẩm/bao bì sản phẩm. | Cấp riêng cho khách sau khi mua hàng. |
| Phương thức hoạt động | Lưu trữ thông tin bảo hành dưới dạng mã vạch 2 chiều, kết nối với hệ thống quản lý bảo hành điện tử. Khách hàng quét mã QR để truy cập vào hệ thống bảo hành. Tại đây, khách hàng có thể chủ động kích hoạt, tra cứu và yêu cầu bảo hành – sửa chữa trực tuyến. | Ghi thủ công thông tin bảo hành lên phiếu. Nếu sản phẩm có vấn đề, khách hàng phải mang sản phẩm cùng phiếu bảo hành đến cửa hàng để kiểm tra. |
| Cách kích hoạt bảo hành | Các hình thức kích hoạt bảo hành điện tử: Quét mã QR code, gửi tin nhắn SMS, kích hoạt trên website bảo hành, kích hoạt bằng Zalo OA, gọi điện lên tổng đài. | Không có. |
| Cách tra cứu bảo hành | TBHĐT cung cấp các hình thức tra cứu bảo hành: Tra cứu bằng tin nhắn SMS, website bảo hành, Zalo OA, quét mã QR code, gọi điện lên tổng đài. | Xem thông tin ghi trên phiếu bảo hành. |
| Khả năng cập nhật thông tin | TBHĐT cho phép cập nhật thông tin ngay cả khi tem đã được in. | Không thể. |
| Khả năng lưu trữ thông tin | Lưu trữ thông tin tập trung trên hệ thống quản lý bảo hành điện tử. | Lưu trữ thông tin bằng hồ sơ giấy hoặc file word, excel, google sheet. |
Quy trình quản lý bảo hành bằng tem bảo hành điện tử
Khi sử dụng tem bảo hành điện tử, toàn bộ quy trình quản lý bảo hành sẽ được thực hiện trên phần mềm bảo hành điện tử, cụ thể:
B1: Khách hàng kích hoạt bảo hành điện tử
Khách hàng có 5 cách để kích hoạt bảo hành điện tử:
- Tin nhắn SMS
- Quét mã QR Code
- Kích hoạt trên website bảo hành của doanh nghiệp
- Gọi điện lên tổng đài
- Kích hoạt bằng Zalo OA
Xem chi tiết: Hướng dẫn các cách kích hoạt bảo hành điện tử đầy đủ nhất
B2: Khách hàng gửi yêu cầu bảo hành
Nếu sản phẩm có vấn đề, khách hàng có thể gửi yêu cầu bảo hành bằng cách quét mã QR trên sản phẩm hoặc vào trực tiếp website bảo hành và chọn mục “Bảo hành”. Sau đó, điền các thông tin và gửi yêu cầu.
B3: Tiếp nhận yêu cầu bảo hành của khách hàng
Hệ thống ghi nhận yêu cầu của khách hàng. Nhân viên tiếp nhận yêu cầu, tiến hành kiểm tra chi tiết về sản phẩm, tem bảo hành. Liên hệ khách hàng để nắm rõ hơn về tình trạng sản phẩm và xác định phạm vi bảo hành.
Phạm vi bảo hành áp dụng, bao gồm: Miễn phí, dịch vụ, đổi mới hoặc cấn trừ.
B4: Báo giá cho dịch vụ ngoài bảo hành
Nếu nhận thấy vấn đề nằm ngoài phạm vi bảo hành, nhân viên sẽ tư vấn các dịch vụ sửa chữa/nâng cấp và báo giá chi phí sử dụng dịch vụ này cho khách hàng trước khi tiến hành sửa chữa.
B5: Thực hiện sửa chữa – bảo hành
Sau khi thỏa thuận, nhân viên tiến hành khắc phục sự cố hoặc thay thế linh kiện theo phạm vi đã xác định.
B6: Trả bảo hành và tính phí
Sau khi sản phẩm được sửa chữa, nhân viên trao trả sản phẩm lại cho khách hàng. Nếu có chi phí dịch vụ phát sinh, khách hàng thanh toán theo báo giá.
B7: Lưu trữ thông tin
Nhân viên cập nhật trạng thái quá trình bảo hành lên hệ thống. Mọi thông tin lưu trữ sẽ được phục vụ cho công tác theo dõi, phân tích và quản lý lâu dài.
Lợi ích khi thay thế Phiếu bảo hành bằng Tem bảo hành điện tử
Đối với doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí in ấn, quản lý lưu trữ hồ sơ giấy.
- Phòng ngừa rủi ro gian lận bảo hành.
- Thu thập dữ liệu khách hàng tự động, đầy đủ.
- Tăng lợi thế cạnh tranh, nâng cao vị thế trên thị trường.
Đối với khách hàng
- Khách hàng không cần giữ bất kỳ giấy tờ bảo hành nào. Giảm thiểu rủi ro làm mất, làm hỏng giấy tờ.
- Yêu cầu bảo hành – sửa chữa trực tuyến không cần phải tới tận cửa hàng.
- Chủ động kích hoạt, tra cứu bảo hành nhanh chóng.
- Xác định hàng giả một cách chính xác.
BlueData – đơn vị in tem bảo hành điện tử uy tín, giá mềm
Để phục vụ đầy đủ nhu cầu quản lý bảo hành của quý khách hàng, BlueData không chỉ cung cấp phần mềm quản lý bảo hành điện tử tiên tiến mà còn kèm theo dịch vụ in ấn tem bảo hành điện tử.
BlueData cam kết:
- Thiết kế tem linh hoạt, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
- Áp dụng công nghệ in ấn mới, đảm bảo chất lượng, độ bền cao cho sản phẩm.
- Sản xuất với số lượng lớn, giá thành cạnh tranh.
- Hỗ trợ khách hàng 24/7.
Xem chi tiết: In tem bảo hành điện tử tại BlueData
Kết luận
Áp dụng các công nghệ hiện đại, tem bảo hành điện tử mang những ưu điểm vượt trội hơn so với phiếu bảo hành. Để tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng, BlueData khuyến kích các doanh nghiệp nên sử dụng tem bảo hành điện tử để thay thế cho phiếu bảo hành giấy truyền thống.
