Tìm hiểu rõ hơn về ứng dụng mã QR Code để quản lý tài sản trong hoạt động của doanh nghiệp. Tại sao nên sử dụng mã QR Code, lợi ích, quy trình ứng dụng cụ thể trong doanh nghiệp.
Quản lý tài sản bằng QR Code là một phương thức quản lý tài sản trong doanh nghiệp bằng cách gắn mã QR code vào mỗi tài sản và lưu trữ thông tin về tài sản đó trong mã QR code. Đây là một phương thức quản lý tài sản khác so với sử dụng mã vạch Barcode.
Vậy tại sao nên sử dụng QR Code để quản lý tài sản?
QR Code là viết tắt của Quick Response Code, là một loại mã vạch hai chiều có thể được quét bằng điện thoại thông minh hoặc máy quét mã vạch.
QR Code có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn mã vạch Barcode, bao gồm văn bản, URL, hình ảnh và video.
Ưu điểm của mã QR Code so với mã Barcode trong quản lý tài sản:
- Dung lượng lưu trữ gấp 100 lần so với Barcode
- Mã QR code có thể được quét từ bất kỳ hướng nào, ngay cả khi bị nghiêng hoặc bẩn
- Mã QR vẫn có thể được quét nếu hỏng không quá 30% mã QR
- Truy cập bằng bất kỳ thiết bị nào có máy ảnh và trình đọc mã QR code
Do đó, mã QR code là lựa chọn tốt hơn cho các doanh nghiệp muốn quản lý tài sản của mình một cách hiệu quả. QR Code có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: bao gồm quản lý tài sản, theo dõi hàng hóa, tiếp thị và thanh toán.
Lợi ích khi sử dụng mã QR Code để quản lý tài sản
Xét về nhiều phương diện mã QR Code có nhiều ưu điểm hơn so với mã vạch Barcode trong hoạt động quản lý tài sản. Bởi có nhiều ưu điểm hơn nên lợi ích mang lại cho doanh nghiệp cũng đa dạng hơn ở nhiều phương diện.
Tăng hiệu quả kiểm kê tài sản của doanh nghiệp
- Tự động hóa quy trình kiểm kê: Nhân viên quét mã QR code, thông tin về tài sản sẽ được tự động nhập vào hệ thống quản lý tài sản, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.
- Giảm thiểu sai sót: Mã QR code giúp giảm thiểu sai sót trong việc nhập dữ liệu tài sản do dữ liệu được nhập tự động.
- Tăng tốc độ kiểm kê: Mã QR code giúp tăng tốc độ kiểm kê bằng cách cho phép nhân viên quét nhiều tài sản cùng một lúc.
Ví dụ: Một nhà kho có 10.000 mặt hàng. Trước đây, việc kiểm kê kho hàng mất 2 tuần với 10 nhân viên. Sau khi sử dụng mã QR code, việc kiểm kê kho hàng chỉ mất 1 ngày với 5 nhân viên.
Hiệu quả theo dõi vị trí tài sản
Thông tin về tài sản đặc biệt là vị trí và phòng ban đang sử dụng được lưu trữ trên hệ thống quản lý tài sản, chỉ cần tìm kiếm tài sản trên hệ thống là nhân viên có nắm được rõ vị trí hiện tại của tài sản. Đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có số lượng tài sản, thiết bị nhiều và thường xuyên luân chuyển giữa các bộ phận.
Với vị trí rõ ràng và minh bạch hỗ trợ việc quy đổi trách nhiệm cũng rõ ràng và minh bạch hơn trong khâu xử lý sau này nếu có vấn đề phát sinh.
Tối ưu công tác bảo trì thiết bị
Mã QR Code giúp doanh nghiệp lập lịch bảo trì dự phòng cho thiết bị bằng cách lưu trữ thông tin lịch sử bảo trì trong mã QR Code.
Khi nhân viên quét mã QR code, họ sẽ nhận được thông báo về lịch trình bảo trì sắp tới cho thiết bị. Điều này giúp doanh nghiệp xác định được những thiết bị cần được bảo trì thường xuyên hơn và lên kế hoạch bảo trì hiệu quả hơn.
>>>>Để thực hiện một công tác bảo trì hiệu quả thì cũng cần một phần mềm quản lý bảo trì giúp Doanh quản lý. Tìm hiểu thêm về các chức năng của phần mềm quản lý bảo trì BlueData
Quy trình quản lý tài sản bằng mã QR Code
Tương tự như sử dụng mã Barcode để quản lý tài sản, quy trình ứng dụng mã QR vào quản lý tài sản cũng tương ứng ở những bước cốt lõi.
Xác định tài sản cần quản lý và gắn mã QR Code
Các tài sản sau khi được mua về sẽ được nhân viên thực hiện việc khai báo các thông tin như tên tài sản, model, giá, thời gian mua, thời gian khấu hao, thanh lý,…lên cùng một phần mềm quản lý tài sản.
Tiến hành in mã QR Code và dán tem lên tài sản.
Lưu ý:
Mã QR Code nên được in với một kích thước hợp lý và chất liệu in tem nên phù hợp với môi trường hoạt động để tránh bị hư hỏng tem gây khó khăn trong công tác quản lý tài sản sau này.
Xuất kho hoặc luân chuyển bộ phận sử dụng
Mỗi tài sản là một mã QR Code định danh riêng biệt. Khi tài sản được vận chuyển đưa ra hay cất vào kho thì hệ thống sẽ tự động ghi nhận lịch sử về thông tin, thời gian, không cần có người giám sát.
Khi cần xuất kho hoặc thay đổi nơi sử dụng, nhân viên chỉ cần quét QR trên tài sản và tiến hành nhập các thông tin:
- Chọn trạng thái cần thay đổi
- Thông tin người sử dụng (chịu trách nhiệm)
- Mục đích sử dụng
- Số lượng
- ……….
Và nhiều thông tin cần có khác nữa, theo đặc điểm vận hành của doanh nghiệp.
Thông tin thay đổi sẽ tự động cập nhật trong phần mềm và tạo thành 1 phiếu.
Theo dõi và thống kê tài sản
Một tính năng thông minh và tiện dụng của phần mềm là cho phép cung cấp, tổng hợp dữ liệu từ các thẻ QR Code chuyển về, hỗ trợ người quản lý Tài sản phân tích số liệu, thống kê tài sản theo quy trình quản lý tài sản của đơn vị.
Đồng thời, phần mềm này có thể trích xuất các định dạng file chứa thông tin của tài sản (ví dụ như csv, excel) và các định dạng file đó có thể tương thích với đầu vào của các hệ thống khác ở doanh nghiệp.
Ngoài giải pháp quản lý tài sản bằng mã QR Code, BlueData còn triển khai mã QR Code vào nhiều hoạt động của Doanh nghiệp, như:
Các thành phần cần có trong giải pháp quản lý tài sản bằng mã QR
Giải pháp quản lý tài sản bằng mã QR Code trong doanh nghiệp để triển khai thành công cần có những thành phần thiết yếu: Phần mềm quản lý tài sản, Máy in tem QR Code, Thiết bị đọc mã QR Code
Phần mềm quản lý tài sản: Đây là một thành phần cốt lõi và bắt buộc phải có và đóng vai trò là “bộ não trung tâm” giúp lưu trữ dữ liệu và quản lý.
Máy in tem QR Code: Kết nối với phần mềm quản lý và in mã QR Code lên tem, nhãn, thẻ và dán lên Tài sản.
Thiết bị đọc mã QR Code: Thiết bị đọc là các thiết bị di động được kết nối Internet truy cập và trang quản trị trong hệ thống và tiến hành quét mã QR Code tài sản và thao tác trực tiếp từ thiết bị này.
Đơn vị cung cấp giải pháp quản lý tài sản bằng mã QR Code
BlueData là đơn vị chuyên tư vấn và triển khai Giải pháp QR Code trong quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp. Liên hệ với BlueData sẽ được Tư vấn Miễn phí giải pháp phù hợp với Doanh nghiệp của bạn.
Kết luận
Phương thức quản lý tài sản bằng QR Code là một giải pháp giúp doanh nghiệp tự động và tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản trong Doanh nghiệp.
