Phần mềm quản lý tài liệu bằng mã QR Code đang được rất nhiều được rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn áp dụng. Bởi phần mềm giúp lưu trữ, sắp xếp và tổ chức các tài liệu một cách khoa học.
Một số chức năng của phần mềm quản lý tài liệu bằng mã QR Code, bao gồm:
- Phân loại và sắp xếp tài liệu.
- Chỉnh sửa và update các tài liệu lưu trữ…
- Theo dõi lịch sử truy cập, sử dụng tài liệu.
- Tạo và in mã QR duy nhất cho từng tài liệu.
- Lập chỉ mục tài liệu theo cấu trúc riêng từng mô hình doanh nghiệp.
- Tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho.
- …
Các định dạng tài liệu tương thích với mã QR Code
Không giống với Barcode, QR code có khả năng lưu trữ rất lớn và linh hoạt hơn rất nhiều. Chúng có thể mã hóa nhiều loại tệp bao gồm:
- Văn bản Word
- Bảng tính Excel
- PowerPoint
- Các định dạng ảnh phổ biến như JPEG, PNG, GIF…
- Âm thanh dưới định dạng MP3, WAV, OGG…
- Video dưới định dạng MP4, AVI, MOV…
- …
Lợi ích của việc quản lý tài liệu bằng mã QR Code
Chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng
Thay vì phải mất thời gian tìm kiếm file, copy đường dẫn file thì giờ đây chỉ cần 1 thao tác quét mã QR là đã có thể chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng.
Đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin
Để nâng cao tính bảo mật cho tài liệu, bạn có thể thiết lập mật khẩu cho mỗi file tài liệu. Khi ai đó quét mã QR, trước tiên họ phải nhập đúng mật khẩu thì mới có thể truy cập vào nội dung.
Dễ dàng cập nhật
Với QR Code, bạn hoàn toàn có thể thêm – xóa – sửa tài liệu được lưu trữ bất kỳ lúc nào. Không cần phải tạo lại mã QR mới mỗi khi cập nhật tài liệu.
Theo dõi được lượt truy cập
Phần mềm hỗ trợ thống kê số lần quét, người dùng đã xem tài liệu nào, thiết bị và trình duyệt nào được dùng để quét mã QR,…
Dễ dàng xác định vị trí tài liệu, thuận tiện cho việc tìm kiếm
Phần mềm quản lý tài liệu có thể cung cấp thông tin chi tiết về vị trí của tài liệu, như tài liệu đang được lưu trữ ở kệ nào, phòng làm việc, thư viện, kho lưu trữ nào…
Quy trình quản lý tài liệu bằng phần mềm với mã QR Code
Đối với tài liệu điện tử
- Nhân viên tải file tài liệu lên phần mềm. Phân tài liệu vào thư mục phù hợp.
- Tạo mã QR cho từng tài liệu.
- Lưu trữ và theo dõi.
Đối với tài liệu giấy
- Nhân viên khai báo thông tin tài liệu lên phần mềm quản lý (Mã tài liệu, tên tài liệu, kho lưu trữ…).
- Tạo mã QR cho từng tài liệu.
- Tiến hành in mã QR và dán lên tệp tài liệu.
- Lưu trữ tài liệu tại kho, kệ lưu trữ.
>>>> File mô tả quản lý tài liệu bằng QR Code: Xem
BlueData – Đơn vị cung cấp giải pháp phát triển phần mềm quản lý tài liệu uy tín
Với nhiều năm cung cấp giải pháp phần mềm cho nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ, BlueData là đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ mã QR Code vào quản lý văn phòng.
BlueData tự hào là nhà cung cấp phần mềm quản lý tài liệu bằng QR Code chuyên nghiệp trên thị trường hiện nay. Chúng tôi cam kết:
- Hệ thống tự phát triển không qua bên thứ 3
- Cấu hình chức năng theo yêu cầu
- Tuân thủ chính sách bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt, bảo vệ thông tin doanh nghiệp
- Hỗ trợ 24/7
